如何使用发票生成器（分步指南）

发票生成器消除了账单中的手动工作。您无需在 Word 中调整文档格式、修复电子表格公式或复制旧 PDF 进行编辑，只需输入相关信息，工具就会自动生成专业发票。

本指南将逐步引导您完成整个过程，从初始设置到下载您的第一张 PDF。

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开始之前：您需要准备什么

在打开发票生成器之前，请准备以下信息：

• 您的企业信息： 企业名称、地址、电子邮件、电话号码，以及税务登记号（如适用）
• 客户信息： 公司名称（或个人姓名）、账单地址和电子邮件
• 待开票的工作内容： 服务或产品清单、数量和费率
• 付款条款： 付款到期时间（收到即付、15 天内、30 天内等）
• 税率： 如果需要收取销售税、增值税或商品及服务税

准备好这些信息后，整个过程只需几分钟。

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第 1 步：输入您的企业信息

首次使用发票生成器时，需要设置企业资料。包括：

• 企业或经营名称
• 地址
• 电子邮件和电话号码
• 税务识别号（可选，取决于您所在的地区）
• 公司 logo（可选，但建议添加以获得专业外观）

在 CleverInvo 中，这些信息保存在您的账户设置中，并自动出现在您创建的每一张发票上。您只需输入一次。

如果您是没有注册公司的自由职业者，您的全名就可以作为企业名称。许多自由职业者都是这样做的——这完全正常。

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第 2 步：添加客户

接下来，创建客户记录。好的发票生成器会保存客户信息，这样您就可以在多张发票中复用，无需重新输入。

输入：

• 客户名称（公司或个人）
• 账单地址
• 电子邮件地址
• 税号或增值税号（如适用）
• 您想保留的备注

保存后，在未来的发票中选择此客户时，其信息会自动填充。与基于模板的开票方式相比，这是最大的时间节省。如果您不确定两者的区别，我们的发票生成器与模板对比文章解释了每种方式的适用场景。

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第 3 步：设置发票详情

在企业和客户信息就位后，创建一张新发票并配置基本信息：

发票编号

大多数生成器会自动分配连续编号（INV-0001、INV-0002，依此类推）。您通常可以自定义格式。一致的编号对于您的记录和税务合规非常重要。我们的发票编号最佳实践指南介绍了可靠的方法。

开票日期

这是您发送发票的日期。在大多数工具中默认为当天。

到期日期

预期收到付款的日期。常见选项：

• 收到即付 — 期望立即付款
• Net 7 — 7 天内到期
• Net 15 — 15 天内到期
• Net 30 — 30 天内到期

选择与客户约定一致的条款。如果不确定哪种最合适，请阅读我们的发票付款条款指南。

币种

选择该发票的币种。如果您有国际客户，不同发票可能需要不同的币种。CleverInvo 支持此功能，无需升级到付费计划。

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第 4 步：添加明细项

这一步描述待开票的工作或产品。每个明细项通常包含：

• 描述 — 服务或产品是什么
• 数量 — 多少个单位、小时或交付物
• 单价 — 每单位的费率
• 税率 — 可选，按明细项或整张发票应用
• 金额 — 自动计算（数量乘以单价）

编写清晰的明细项描述

模糊的描述会减慢付款审批速度。请做到具体明确：

不好的写法	更好的写法
设计工作	首页重新设计——线框图和最终设计稿
咨询	策略研讨会——3月10日 3 小时
开发	API 集成——Stripe 支付处理

您可以添加任意数量的明细项。对于项目制工作，将项目拆分为清晰的交付物。对于按小时计费的工作，按任务或时间段分组。

如果需要有关正确计算总额的指导（特别是含税的情况），请参阅我们的如何计算发票总额指南。

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第 5 步：添加税费和折扣

根据您的所在地和客户类型，您可能需要收取税费。

税费

大多数发票生成器允许您按明细项设置税率，或为整张发票设置统一税率。常见场景：

• 含增值税的国内销售： 应用标准增值税税率
• 欧盟境内 B2B 跨境交易： 反向收费机制，发票零税率并注明机制
• 美国销售税： 因州和地区而异
• 不适用税费： 某些地区的部分自由职业服务可以免税

详细说明请阅读如何在发票中添加税费。

折扣

如果您要提供折扣，请输入百分比或固定金额。生成器会自动重新计算总额。折扣应在发票上清楚显示，让客户看到优惠价值。

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第 6 步：添加备注和付款条款

大多数发票生成器包含以下字段：

• 备注 — 感谢信息、项目参考或帮助客户的背景信息
• 付款条款 — 银行信息、PayPal 地址或付款说明

备注应简明扼要。目的是减少疑问，而非增加阅读内容。

常见备注：

• "感谢您的惠顾。"
• "付款时请注明发票号 INV-0042。"
• "根据我们的协议，逾期付款将收取每月 1.5% 的滞纳金。"

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第 7 步：预览发票

在下载或发送之前，以 PDF 形式预览发票。检查：

1. 客户信息是否正确 — 名称、地址、电子邮件
2. 明细项是否准确 — 描述、数量、费率
3. 税费计算是否正确 — 总额应合理
4. 发票编号是否连续 — 没有重复或缺失
5. 到期日期是否与条款一致 — 如果写的是 Net 30，日期应为开票日后 30 天
6. 企业信息是否最新 — 尤其是最近更改了地址或注册信息的情况

这一步可以发现错误，避免发送更正发票。更正发票看起来不专业，还会延迟付款。

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第 8 步：下载或发送发票

确认预览无误后，您有两个选择：

下载为 PDF

下载发票并自行作为邮件附件发送。如果您想撰写个性化的消息或通过常用邮件客户端发送，这种方式很合适。

关于撰写发票邮件的技巧，请参阅如何通过电子邮件发送发票。

从生成器直接发送

包括 CleverInvo 付费计划在内的一些发票生成器可以直接通过电子邮件发送发票。客户会收到带有 PDF 附件的专业邮件。这省去了一个步骤，并让工具跟踪发票是否已发送。

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第 9 步：跟踪付款状态

发送后，根据事件更新发票状态：

• 已发送 — 发票已送达客户
• 已查看 — 客户已打开（如有跟踪功能）
• 已付款 — 已收到付款
• 已逾期 — 到期日已过但未收到付款

在发票生成器中跟踪状态，可以让您随时清楚了解未收款项。它还能告诉您哪些客户需要跟进。

如果付款逾期，我们的如何处理逾期付款指南提供了专业的催款流程。

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充分利用发票生成器的技巧

立即保存客户

每个新客户都应立即添加到客户列表中。每次发票都从头输入信息，就违背了使用生成器的意义。

对重复工作使用模板

如果您经常开具类似的服务发票，可以从适合您行业的发票模板开始。模板预设了常见的明细项结构，您只需调整数量和日期。

复制之前的发票

对于重复性工作，复制之前的发票而不是从头创建。更改日期和可变的明细项，几秒钟即可完成。

定期导出

定期下载发票的 CSV 导出文件。这对税务申报、记账和备份账单记录都很有用。

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下一步

一旦您熟练地创建单独的发票，可以探索更省时的功能：

• 定期发票 — 为固定客户自动开票（定期发票指南）
• 客户门户 — 让客户无需通过电子邮件即可查看和下载发票
• API 接口 — 将发票功能集成到现有工具和工作流中（使用 API 自动化开票）

从基础开始，建立一致性，随着业务量增长逐步添加自动化功能。发票生成器处理这些机械性工作，让您专注于创收的本职工作。